PANEL: Retos de las Organizaciones frente al Proceso de Adopción de las NIIF

El pasado 19 de septiembre se llevó a cabo el panel en la ciudad de Villavicencio “Retos de las organizaciones frente al proceso de adopción de las NIIF” en donde los panelistas Juan Manuel Guerrero Gutiérrez, José Ubaldo Díaz Henao y Luis Enrique Cáceres Rodríguez presentaron de esta forma los resultados de la información sobre las normas internacionales de información financiera y su relación con la alta gerencia.

Evento realizado el pasado 19 de septiembre de 2014 en la ciudad de Villavicencio. A continuación algunos elementos de analisis y conclusión.

PANEL “RETOS DE LAS ORGANIZACIONES FRENTE AL PROCESO DE ADOPCIÓN DE LAS NIIF”

 

Expositores

Juan Manuel Guerrero Gutierrez
Jose Ubaldo Díaz Henao
Luis Enrique Cáceres Rodríguez

TEMAS

1. ¿Qué es la alta gerencia y sistema de control interno?

La administración es inherente al desarrollo de la humanidad, el cual ha venido evolucionando llegando hoy en día a la administración no de bienes materiales sino de recursos humanos e información. Esto permite pasar de un concepto de administración a uno de gerenciamiento, el cual ya es desarrollado a otro nivel, donde se requiere trabajo en equipo, carácter, conocimiento y experiencia de quienes administran, liderazgo y de forma implícita también está el tema del poder.

La administración o gerencia se ubica en campos principalmente estratégicos y en algunos casos también a nivel técnico; sin embargo teniendo esto claro es muy difícil ubicar dentro de la organización a la alta gerencia ya que esto depende del tipo, tamaño y complejidad del negocio del que se esté hablando.

Debido a que Colombia está conformada en su gran parte por pymes, infiere en que no se tenga una cultura o un criterio establecido de quien es la gerencia y el responsable, lo cual causa que las responsabilidades se diluyan al interior de la estructura organizacional de algunas compañías.

Es importante tener claro quién es el que define qué es el negocio, cuál es su razón de ser del mismo, hacia donde se proyecta la compañía, qué tipo de modelo de negocio tiene la entidad, cómo opera, qué estructura se requiere, cómo debe estar organizada esa estructura organizacional y quién toma las decisiones; todos estos componentes son incluidos en el papel que debe desempeñar  la alta gerencia en cada compañía.

Con respecto al sistema de control interno, tema muy relacionado con la alta gerencia, es un tema a considerar debido a que las compañías se están enfocando hacia el tema financiero, pero ¿qué está pasando con otros aspectos dentro de la organización?, que es importante considerar dentro de un ambiente IFRS; por esta razón surge el control interno,  en el que uno de sus objetivos primordiales es obtener un sistema de información financiera útil.

El control interno, permite que la información dentro  de una compañía fluya en todo sentido, permitiendo que la implementación de las normas internacionales sea hecha de una forma más eficiente. Adicionalmente, esta herramienta nos ofrece un componente de monitoreo en la organización, el cual es indispensable y más cuando se están desarrollando nuevos procesos dentro de la organización.

Es importante entender que para la implementación de las IFRS es de vital importancia la participación  permanente y responsable de la alta gerencia o gobierno corporativo, ya que es el órgano encargado de brindar una guía para su implementación y para esto será indispensable realizar la aplicación de una herramienta tan importante como lo es el control interno dentro de la organización. La falta de participación de la alta gerencia podría generar diversos “tropiezos” a nivel individual en cada una de las empresas donde se trabaja, asesora y también el proyecto país se vería cuestionado.

2. Modelo de negocio

El modelo de negocio se puede definir de diferentes formas, una de ellas explica este concepto como “la manera como se lleva a cabo un negocio”; Otra definicion lo explica como “la historia que explica como la empresa trabaja”.

Lo que pretende las IFRS es que el ente emisor de la información financiera  haga conocer a los inversionistas o grupo de interés, cuál es su modelo de negocio por medio  de  elementos como:

• Forma como se crea dentro de la organización
• Cómo la entidad  agrega valor a sus clientes y proveedores
• Cuáles son sus segmentos de mercado
• Propuestas de valor
• Flujos de ventas y mecanismos de venta
• Con que recursos claves cuenta la entidad
• Cuáles son las actividades claves de la empresas
• Socios claves
• Costos de la empresa

El principal objetivo del modelo de negocio es lograr medir el comportamiento financiero de la empresa, permitiendo identificar cual es el valor que está manejando la empresa a través del tiempo. Para el logro de esto, es necesario que la entidad cuente con un buen gobierno corporativo.

3. Marco conceptual

Las IFRS surgen de la globalización, donde se ve necesario crear un lenguaje común a nivel de inversión, comercialización y en general lograr una comunicación estándar a nivel de negocios.

Las normas internacionales permitirán una comparabilidad entre la información financiera de diferentes empresas, independiente de su lugar de origen. También permitirán que las empresas logren posicionarse, debido a que habrá mayor conocimiento tanto en los segmentos propios como los de las demás entidades, adicional a esto se va lograr una mayor actividad a nivel de inversión.

La implementación de las IFRS le brinda algunas características cualitativas a la información que presenta la empresa con propósito de informas como lo es la relevancia, fiabilidad, comprensibilidad, comparabilidad, verificabilidad y transparencia. Todo esto permitirá presentar la información financiera conforme a la realidad económica de la entidad.

Un tema importante cuando se comienza hablar de NIIF, es la definición de las políticas contables  dentro de la organización. Hay que tener en cuenta que la elaboración de estas no es responsabilidad del contador únicamente, ya que en este proceso en necesaria la participación de la alta gerencia, gobierno corporativo o de una junta directiva. La elaboración de estas deben de igual forma ser conforme al modelo de negocios que maneja la entidad.

Dentro del marco conceptual se cuenta con la definición de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos; elementos que se deben saber definir, reconocer, medir, presentar y revelar. Adicional a lo anterior, el marco conceptual permite trabaja bajo dos hipótesis fundamentales como lo son el principio de negocio en marcha el cual dependerá de la buena ejecución del modelo de negocio y el principio de acumulación de devengo, lo cual se traduce a rendimientos financieros.

Otro concepto importante dentro del marco conceptual es el concepto de valor razonable (El precio que podría ser recibido al vender un activo o pagado para transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes del mercado a una fecha de medición determinada.), el cual permea a todos los negocios de la empresa en cuanto a su presentación, medición y valoración. Para definirlo es necesario estar dentro de un mercado activo para poder definir un método para asignar dicho valor.

Un tema que toma mayor relevancia en la presentación de los estados financieros son las revelaciones, las cuales se definen como información adicional o narración de los hechos económicos que afectaron cada rubro que se presenta en los estados financieros durante un periodo específico. La realización de las revelaciones dependerá de toda la organización con el objetivo de obtener la información completa, adicional a esto será necesario para su elaboración, contar con unas políticas contables definidas y conformes a las normas internacionales de contabilidad.

 

4. Adopción por primera vez  (roles y responsabilidades de la alta gerencia)

Lo primero que toca tener en cuenta es que el tema de adopción por primera vez no es un tema técnico contable, es decir que no es un tema que solo le compete al contador; es un tema donde se debe involucrar a la alta dirección  desde el punto de vista estratégico y a todos aquellos que generen información dentro de la organización, esto con el objetivo de alimentar el sistema de información general de la compañía, permitiendo la adecuada aplicación de las IFRS.

Con la implementación de las IFRS lo que se quiere es que el total de la compañía, es decir su persona y la alta gerencia, identifiquen cuáles son las características del negocio, cuál es su responsabilidad y cuál es el tipo de información útil. Esto implica un cambio de cultura organizacional.

El proceso de implementación es considerado como un tema que involucra a todas las áreas de la organización, a través de la identificación de procesos, de la planeación de los sistemas de información, del control interno, del desarrollo de indicadores de desempeño que permitan el monitoreo; Todo esto se debe hacer dentro de un ambiente de compromiso y la capacitación.

Desde el punto de vista estratégico para la adopción por primera vez se pueden tener en cuenta algunos lineamientos

1. Conocimiento del negocio (planeación): conocer cómo se da origen y fluye la información, quien toma las decisiones  y que tipo de decisiones toma y que tipo de operaciones realiza la organización.
2. Identificación de impactos: desde el punto de vista financiero, tecnológico
3. Capacitación: a nivel técnico y estratégico

Un tema importante dentro de la implementación es definir cuáles son esas políticas o lineamientos que corresponden a mi negocio y que me caracterizan y diferencia del resto de las empresas. Definir una política no es simplemente redactar un texto, estas deben concordar con mi negocio y su realidad económica.

Algunos beneficios que se pueden identificar con la adopción de las IFRS, es la calidad de la información, la estructura de los informes (que permita la toma de decisiones), mejores criterios en cuanto a la valoración y realidad económica, valoraciones de tipo financiero y no meramente contable, la separación de elementos que son con orientaciones de tipo tributario, mayores oportunidades de negocio, lograr identificar y cuantificar los riesgos.

• ¿Qué tipo de dificultades se considera que pueden presentarse en la implementación de las normas internacionales dentro de las empresas?

Como dificultades se encuentra principalmente la capacitación y el entrenamiento de los empleados dentro de las empresas a todo nivel, pues es fundamental tener un claro entendimiento de las normas internacionales de contabilidad para llevar a cabo una buena implementación de las mismas dentro de la organización, no obstante las empresas están llevando a cabo dichas capacitación de una manera única a los contadores, dejando de lado los demás miembros de la organización sin tener en cuenta que la responsabilidad de llevar a cabo una implementación de calidad es de toda la organización desde los administradores, directivos y la gerencia hasta los niveles más bajos de la organización.

Desde la perspectiva técnica, se hace necesario una adecuada planeación profesional que involucra principalmente la etapa de implementación y adopción de la norma internacional con el conocimiento del negocio, pues aquellos preparadores de información no conocen de manera integral el negocio, representando esto para la empresa una limitación ya que desde el punto de vista estratégico no se involucra este aspecto.

La perspectiva cultural financiera y estratégica del país y de las organizaciones no se pretende cambiar de manera repentina por decreto reglamentario frente a la generación de información, pues la implementación de las normas internacionales de contabilidad implica mucho tiempo, como un proceso de formación desde las mismas instituciones educativas, los empresarios y el gobierno en general, pues este no es únicamente un tema técnico que implica exclusivamente un efecto impositivo para las organizaciones.

Por otro lado también se encuentran dificultades dentro de las normatividades, pues ha sido necesario expedir decretos aclaratorios a los ya existentes, es decir si no es clara la norma la implementación adecuada y precisa no tendrá lugar dentro de la organización.

Preguntas a los Panelistas

• Conocidos los impactos de la situación financiera de las empresas del grupo 1, ¿Cómo deben prepararse las PYMES para afrontar con éxito el proceso de la implementación?

La caracterización del negocio es muy importante, en donde muchas de las preocupaciones de las compañías PYMES es creer que sus obligaciones son exactamente iguales a las propias de las empresas pertenecientes al grupo 1, y si bien desde el punto de vista técnico la orientación de la implementación de las PYMES se basa en los fundamentos o en los mismos principios, es evidente la diferenciación entre la variedad de estos modelos de negocios.

La ejecución del trabajo como tal es un aspecto relevante para tener en cuenta dentro del proceso de planeación, pues en la práctica es difícil lograr separar ese día a día en las organizaciones ya que se hace referencia principalmente a  elementos que parten desde lo estratégico proveniente de la alta dirección, debido a que no se puede dejar este proceso de la implementación de las normas internacionales únicamente en la parte técnica de las organizaciones, pues como ya se ha venido mencionando esto es un proceso que se debe llevar acabo en todos los niveles de la organización.

En la práctica y aplicación de las normas internacionales es muy importante identificar los roles ya que éste resulta ser un aspecto importante dentro de la planeación, pues en el día a día de las organizaciones se hace necesario tener presente este proyecto de implementación.

La tecnología es una parte primordial  que se hace necesario involucrar dentro de este proceso de convergencia, pues esta herramientas son el factor soporte que nos van a permitir llevar a cabo un proceso claro y completo, haciéndose necesario reconocer las debilidades, fortalezas, ventajas y desventajas de los equipos existentes dentro de la entidad y establecer de este modo si la tecnología con la cual se cuenta es adecuada o no para llevar a cabo el nuevo tratamiento de la información financiera.

El proceso de implementación de las normas internacionales no se limita únicamente a la presentación y preparación del balance de apertura, pues para llegar a este se requiere de una etapa previa de planeación, diagnóstico y el proceso de preparación. En la etapa de planeación se debe tener en cuenta cierto tipo de elementos desde la perspectiva técnica con miras a la preparación del balance de apertura identificando la existencia de un riesgo frente a la estructura patrimonial que pueda reducir o cambiar considerablemente la condición de la empresa.

Dentro de los aspectos de cambio cultural ya mencionados con anterioridad conviene precisar la posición del estado en su función con respecto al tema de la implementación de las normas internacionales de contabilidad en las empresas, pues vale la pena aclarar que la ley 1314 del 2009 no surge por iniciativa del estado al identificar alguna necesidad o importancia de la aplicación de un modelo de valoración financiera de los negocios, pues su implementación responde más a la presión ejercida por organismos internacionales como lo son el  Banco Mundial, el Fondo Monetario, la Organización Mundial de Comercio y de igual forma los tratados de libre comercio.

• ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para que la información financiera realmente cumpla el objetivo de presentar la realidad económica bajo un ambiente de NIIF?

En principio es muy difícil separar el tema fiscal de lo contable e indiscutiblemente la información que actualmente se tiene no refleja una realidad económica, pero con la implementación de estos estándares se hace necesario tener una clara separación definitiva entre los aspectos contables y el tema fiscal. Adicionalmente hay que tener presente la importancia que tiene el uso del criterio profesional para la presentación de una información financiera confiable, considerando siempre que el criterio profesional usado dentro del manejo de la información contable debe estar debidamente sustentada en apoyos normativos, conocimientos específicos y experiencias.

Desde la perspectiva práctica, es importante identificar todos aquellos ciclos transaccionales y operativos dentro de la organización, pues es pertinente tener un conocimiento completo de la empresa y su funcionamiento diario, en razón a que de estos procesos es de donde se generan las transacciones y los movimientos contables, punto fundamental en la planeación de la organización y en la toma de decisiones.

El tema de las revelaciones es otro aspecto crítico en la implantación de las normas internacionales de contabilidad, pues son consideradas una parte integral dentro de la compañía desde la perspectiva de los estados financieros, ya que se requiere de una mayor especificación en aquellos aspectos en los cuales las cifras como tal son limitadas y no permiten brindar información adicional para un adecuado entendimiento; pues en este punto es pertinente resaltar la importancia de las revelaciones al momento de presentar información financiera útil dentro de los estados financieros.

El ejercicio de la revelación de información parte de la misma identificación del momento en el cual se genera la información financiera útil para complementar aquello que las cifras por alguna consideración técnica o por sus limitaciones no logran comunicar, es así como hay un aspecto relevante dentro de la preparación de información financiera conocido como el carácter predictivo de la información  establecido dentro del Marco Conceptual, de manera que en la práctica esta característica se puede observar dentro de las revelaciones de los estados financieros para la toma de decisiones.

Dentro del proceso de cambio  en las organizaciones, es necesario crear una nueva cultura  frente a la generación e identificación de información relevante, que a su vez debe ser construida como parte integral del tema de los estados financieros, en la medida en que vayan ocurriendo eventos importantes que merecen un complemento, es así como el sistema de la organización debe permitir construir de manera inmediata esa información.

• ¿Cuáles son los retos que tienen las organizaciones frente a los sistemas de información para apoyar el proceso de implementación?

En el marco del cambio de cultura cuando se habla de información financiera debe tenerse presente a quien va dirigida la información financiera pues este fue uno de los cambios fundamentales que se presentó con las normas internacionales, ya que el suministro de esta información útil va dirigida a la posibilidad de crear bases para los usuarios en la toma de decisiones que desde ahora dejaran de ser únicamente internos, razón por la cual estos sistemas deben tener en cuenta estos aspectos.

El sistema de información financiera es una de las grandes falencias de las organizaciones, pues presentan gran debilidad respecto a este tema, ya que generalmente carecen de información externa y adicional a esto a nivel interno se identifica una clara desagregación de la información, es decir no se trabaja la información como una única unidad desde un punto de vista integral, aspecto que puede generar dentro de la organización duplicidad y desorden en el manejo de la información. Es decir si la información bajo un sistema de control interno no está dotada de un ambiente apropiado de comunicación, para la organización será un factor crítico para poder trabajar, orientar y para la toma de decisiones a nivel estratégico.

Un segmento de lo que es pertinente identificar es la manera de establecer un nuevo sistema de información dentro de una organización como parte del proyecto de implementación de las NIIF.  Se debe tener presente que el software de las organizaciones es la herramienta que hace parte del elemento fundamental para lograr tener un adecuado sistema de información financiera; de igual forma, los usuarios, los procesos y los datos también forman parte de este sistema.  Los datos  deben ser compilados y tratados de una manera adecuada para lograr brindar a los usuarios una información financiera útil y relevante, para lo cual es preciso desarrollar una adecuada capacitación a cada uno de los miembros de las entidades para asumir las necesidades de esta información requerida bajo las normas internacionales de contabilidad.

• ¿Cuáles son los principales riesgos de negocio que implica el proceso de adopción de las NIIF dentro de la organización?

El tema principal parte de la falta de planeación de las organizaciones, es decir asumir que este proceso es llegar únicamente a un objetivo final o creer que solo es necesario elaborar un balance de apertura implica un riesgo para las organizaciones cuya consecuencia final sea  presentar  una información de acuerdo a los requerimientos por la norma pero que a la vez que no se cumplan los objetivos para lo cual se prepara esa información.

Para garantizar que la información financiera presentada dentro de la empresa esté acorde con lo establecido en las normas internaciones, es fundamental que el preparador de la información financiera tenga pleno conocimiento de la empresa, de sus procesos y ciclos, es decir, un conocimiento integral de la estructura de un sistema de información dentro de la organización como tal.

Otro aspecto importante visto es la necesidad de conocer los conceptos y principios fundamentales frente a la preparación de la información financiera.

El brindar una atención exclusiva a los estados financieros bajo NIIF representa un riesgo para la empresa, pues no se pueden dejar otros aspectos importantes relacionados con el control interno, los procesos y la auditoria, pues puede dejarse de lado otros temas también importantes dentro de la compañía.

Existe la posibilidad de la presencia de fraudes, ya que si la alta gerencia no realiza actividades de control y monitoreo fuertes que permitan identificar oportunamente posibilidades de riesgo, al momento de la implementación de las normas internacionales se podría prestar a interpretaciones erradas de conceptos, de manera deshonesta, atentando así contra la confianza pública, pues como ya se ha venido mencionando el objetivo de esta nueva información financiera es brindar a los usuarios bases sólidas y útiles para la toma de decisiones.